WIL JIJ OOK GRIP OP JE E-MAIL?

Wil JIJ OOK GRIP OP JE E-MAIL?

Beste heer, mevrouw,

Vaak kom ik het tegen bij mijn klanten…meerdere e-mail adressen, een overvolle e-mail inbox (met wel 1000 tot 9000 e-mails), geen mappenstructuur en geen takenlijst.

Herkenbaar?
Heb jij het inzicht nog met welke berichten je nog wat moet doen, welke acties je moet ondernemen,welke e-mails je moet bewaren en welke er weg kunnen?

Wil jij ook efficiënt werken?
Één ding is zeker, jouw inbox is geen prullenbak, geen archief en zeker geen to do lijst!
Structuur en overzicht aanbrengen geeft je meer rust, een leeg hoofd en meer grip op je werk.

Met onderstaande stappen help ik je vast op weg!

Ik wens jullie veel succes!

Hartelijke groet,

Ellen Bosboom

STRUCTUUR AANBRENGEN IN JE INBOX

Een mappenstructuur maken:
Maak hoofdmappen aan en gebruik niet meer dan 15 mappen.
Maak gebruik van submappen (bv. voor belangrijke klanten, projecten).

Regels instellen:
E-mail met een trefwoord of afkomstig van een bepaalde afzender komt
automatisch in een map.

Ordenen van je taken:
E-mail die je in 2 minuten kan afhandelen doe je gelijk, voor alle overige e-mails maak je een taak aan of plan het in je agenda.

Schoon je inbox op:
Voor alle e-mails ouder dan 2 weken, verplaats deze naar een map oude inbox, dan kan je ze weer terugvinden. De overige e-mails breng je onder in de gemaakte hoofd- of sub mappen.

Grip houden:
Zorg dat eind van de dag je inbox leeg is.

DE GROOTSTE OORZAAK VAN EEN OVERVOLLE INBOX IS HET NIET GEBRUIKEN VAN DE DELETE KNOP

HET WERKEN MET EEN TAKENLIJST

Wanneer je je e-mail niet binnen 2 minuten kan afhandelen en de e-mail je 5 tot 30 minuten kost kan je ze in je takenlijst plaatsen. In Outlook en Apple heb je takenlijsten die je kunt koppelen aan je e-mail.

Voordeel: je hebt zowel je e-mail als je takenlijst in één overzicht bij elkaar.
Nadeel: je bekijkt alsnog de hele dag je mail hierdoor. Wanneer je echt productief wilt zijn, gaat de
e-mail beter dicht nadat je de inbox hebt doorgewerkt.

Andere takenlijsten buiten e-mail programma’s zijn o.a. wunderlist, ta-da-list en toodledo.

HET OP ORDE HOUDEN VAN JE MAILBOX

Hoe ga je efficiënt te werk?

– Laat je niet afleiden
– Maak tijd voor e-mail en taken
– Beslis direct
– (Ver) werk sneller
– Stel duidelijke berichten op
– Verstuur minder e-mail
– Ontvang minder e-mail
– Onderhoud je mappen

Laat e-mail je storen wanneer het jou uitkomt en niet wanneer de verzender dat wil

Nieuwe berichten lezen is leuk – ze afhandelen vaak een stuk minder

Open je een nieuwe e-mail handel deze dan ook gelijk af

Bellen is vaak sneller dan een e-mail versturen

Lees e-mail alleen als je tijd hebt om berichten af te handelen

Kies 2 vaste momenten op de dag voor afhandelen van je e-mail

Wil jij ook in control zijn? Overzicht en structuur hebben in je e-mail? Bel mij voor een vrijblijvende afspraak!

(Tijdelijke) administratieve/secretariële ondersteuning nodig? Ik kom graag een keer bij je langs, dan bespreken we de mogelijkheden!

Bel voor een gratis kennismakingsafspraak

Contactgegevens:

Ellen Bosboom
Tel: 06-16176422
Email: info@organize4all.nl
Website: www.organize4all.nl

afmelden nieuwsbrief contactgegevens wijzigen

Copyright ©2016 | Organize4all | All rights reserved.